Feng Office, è un software per il project management, collaborazione tra utenti e pianificazione aziendale, caratterizzato da una grafica piacevole, risulta intuitivo e semplice nell'uso. Aiuta e facilita le azioni del team indipendentemente dalla distanza geografica, supportando la collaborazione, la comunicazione, la partecipazione a distanza e il problem solving.
A mio avviso, è importante conoscere dapprima come si può collaborare in azienda, condividendo idee e progetti allo scopo di favorire la comunicazione e migliorare i controlli da parte del management. Ho utilizzato il termine migliorare riferendomi ai controlli del management, piuttosto che diminuire o alleggerire perché come più volte accennato, un software non sostituisce l'utente ma si pone l'obiettivo di supportarlo e di guidarlo attraverso processi funzionali.
La chiarezza, la trasparenza, il costante monitoraggio dell'efficienza anche in vista delle scadenze a breve e a lungo termine determinano il successo di un determinato progetto. Avere ben presente cosa è necessario fare, secondo delle priorità definite, guida l'azienda al raggiungimento degli obiettivi, attraverso la gestione e condivisione del team. Il principio di base è la collaborazione, la quale richiede di operare in una modalità coordinata per raggiungere uno scopo comune, il soddisfacimento dello scopo è l'obiettivo primario che conduce al miglioramento ed al successo.
Tutto il sistema verte su tre concetti principali:
- Progetto;
- Traguardo;
- Attività.
Questi concetti riflettono una visione ben più ampia: tante attività concorrono al raggiungimento di un traguardo, tanti traguardi concorrono al raggiungimento del progetto.
Il progetto è un vero e proprio contenitore di traguardi e attività che può essere personalizzato attraverso la descrizione, la gestione dei permessi e i contatti di riferimento.
Il traguardo è inteso come l'obiettivo finale, a cui è associata una data di scadenza entro la quale tutte le attività che concorrono al raggiungimento dell'obiettivo devono essere completate. Ogni traguardo viene associato al progetto e può essere personalizzato attraverso le etichette, la descrizione, le opzioni, il promemoria, le proprietà speciali, i sottoscrittori ed infine gli oggetti collegati, ma vediamoli più da vicino.
Le opzioni permettono di caratterizzare un certo traguardo come urgente e assegnare il raggiungimento dello stesso ad un utente in due modalità: semplice visualizzazione a sistema o attraverso l'invio di una mail.
Il promemoria ha lo scopo di portare l'evidenza della scadenza tramite una mail o con una finestra pop-up.
Le proprietà speciali consentono di memorizzare i meta-dati.
I sottoscrittori sono gli utenti associati e di riferimento, cliccando sul nome di un sottoscrittore in particolare, si può accedere al suo profilo utente.
Gli oggetti rappresentano le note, i contatti, le mail, i documenti e tutto ciò che può essere collegato, rappresentando di fatto la documentazione di progetto che quotidianamente deve essere consultata e aggiornata.
Le attività rappresentano i passi per raggiungere il traguardo o più traguardi associati ad un determinato progetto. Anche in questo caso, ciascuna attività può essere personalizzata attraverso l'utilizzo dei dati attività, dove è possibile associare il traguardo, data inizio, data scadenza, tempo stimato, assegnazione della priorità (urgente, alta, normale, bassa), descrizione e assegnazione. Infine, impostare la ricorrenza o meno dell'attività (giornaliera, settimanale, mensile, annuale).
Altra caratteristica del sistema è l'inserimento delle note per lo scambio tra gli utenti, hanno lo scopo di favorire la comunicazione tra utenti, sostituendo di fatto il classico forum o blog. Si accompagnano ai commenti che attraverso una mail notificano ai sottoscrittori ciò che è stato appena aggiunto.
Infine, l'homepage si presenta attraverso un sommario, con un calendario che raccoglie tutti gli eventi, traguardi e attività inseriti ed in scadenza, per favorire una panoramica d'insieme.
Vediamo le principali funzionalità:
- Gestione documentale integrata;
- Client di posta;
- Gestione dei compiti a tempo;
- Report;
- Collegamenti web;
- Creazione dei documenti direttamente all'interno del sistema.
I vantaggi immediatamente percepibili sono:
- Comunicazione interpersonale diretta ed efficace;
- Maggior produttività del personale e abbattimento dei costi nell'ambito della gestione dei progetti;
- Semplicità nell'organizzazione e gestione dei progetti;
- E' un sistema che segue il ciclo di vita del progetto;
- Controllo delle scadenze con alarm automatici;
- Chiara evidenza dello stato di avanzamento delle attività e dei progetti;
- Storico delle attività in merito alle problematiche affrontate e delle soluzioni implementate;
- Monitoraggio dell'efficienza attraverso l'uso della reportistica;
- Aderenza alla Normativa UNI EN ISO sulla Qualità perché rispecchia un principio di base: tutto avviene in condizioni di controllo.
Quali sono le alternative a questo sistema?
- Informazioni non riportate in maniera corretta e condivise con gli altri;
- Interazione e scambio dei dati tra team e cliente debole e non centralizzata;
- Assenza della centralizzazione delle informazioni e dei documenti di progetto;
- Creazione delle "nicchie di conoscenza" che non consentono una diffusione del know how di tutto il progetto.
Se non ora, quando?
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